Az automatizálás nem az ördögtől való találmány. Míg korábban senki sem merte a gépekre bízni a munkafolyamatokat, hiszen nagy volt a hibázás lehetősége. Ma már számos olyan, az ember számára monoton és unalmas feladat könnyűszerrel a gépekre bízható, amely sem gondolkodást, sem pedig emberi jelenlétet nem igényel.

 

Automatizálással rengeteg időt spórolhatsz és sokkal hatékonyabbá teheted a munkafolyamatokat. Mindazonáltal pedig a csapatod mindennapjait is megkönnyítheted, hiszen elveszed tőlük az unalmas és hosszú távon kiégéshez vezető feladatokat és rájuk hagyod a kreativitást igénylő izgalmas munkákat. Van azonban néhány tényező, melynek érdemes tudatában lenned ahhoz, hogy zökkenőmentes legyen az átállás és hogy minden a terv szerint alakuljon.

Kinek érdemes automatizálnia?

Kisebb-nagyobb vállalkozások esetében egyaránt vannak olyan feladatok, amelyek automatizálása által nem csak gyorsabb, de precízebb és költséghatékonyabb is lesz a munka elvégzése.

 

Érdemes azonban megválogatnod az automatizálásra szánt tevékenységeket és csak azokat választanod, amelyek nincsenek közvetlenül hatással az ügyféllre vagy a vele való kapcsolatra. Például egy számla kiállítását egyszerűen rábízhatod egy rendszerre, míg tartalomgyártás esetében csupán a közösségi média posztok időzítése automatizálható.

Mely folyamatok automatizálhatók?

Ahhoz, hogy ki tudd választani az automatizálni kívánt folyamatokat, érdemes listázni a napi feladataidat. Amint megvan a teljes lista, akkor végig kell nézned, hogy melyek azok az alacsony értékű tevékenységek, amelyek naponta ismétlődő rutinfeladatként vannak jelen és nem igényelnek mélyebb átgondolást. Ekkor megvizsgálhatod, hogy ezeket a feladatokat milyen időközönként szükséges elvégezni, valamint mennyi időt vesz igénybe annak végrehajtása.

Melyek a leghasznosabb szoftverek?

 

A feladatok meghatározását követően a szoftverek kiválasztásán van a sor. Manapság már számos ingyenes és fizetős programmal találkozhatsz, amelyek segítenek a folyamatok felgyorsításában. Érdemes számba venni a lehetőségeidet – a befektetni kívánt összeg és a program jellegzetességei alapján.

 

Hasznodra lehetnek az automatizálásban különböző számlázó programok, feladatkezelő rendszerek, hírlevélküldő szoftverek, valamint ügyfélszolgálati applikációk egyaránt, melyek levehetik a munkatársak válláról a monoton munka jelentette terhet.

Lépésről lépésre

 

Az automatizálás lényege, hogy szépen lépésről lépésre haladj és ne próbálj meg egyszerre mindent átalakítani, mert annak káosz lesz a vége. Amennyiben bevált az adott program, akkor nyugodtan tovább léphetsz, de ne akarj minden feladatot a gépek kezére játszani. Nem minden esetben lehet, és kell az emberi erőforrást kiváltani különböző programokkal, mivel vannak olyan feladatok, amelyek mindig is emberi látásmódot és kreativitást fogják igényelni.